人事ファイルは、雇用主にとって最も重要な記録の一つです。労働関係の存在、担当職務、従業員の権利と義務、そして契約期間中に生じた変更を証明するものです。
人事ファイルに含めるべき重要書類
実務上、人事ファイルには、雇用および契約の履行を証明する書類を含める必要があります。個別労働契約、職務記述書、契約変更覚書、決定書、身分証明書、学歴証明書、申請書、証明書、その他労働関係に関連するその他の書類です。
職務記述書は形式的に扱ってはならない
職務記述書は従業員の職務内容を定めるものです。業務の組織化だけでなく、業務評価や懲戒事案が生じた場合にも重要な意味を持ちます。
なぜ書類の整理が重要なのか?
完全かつよく整理された人事ファイルは、雇用主が労働監督局(ITM)の監査、証明書の発行、契約変更の適切な管理を行う上で役立ちます。
人事ファイルを正確に管理することで、ミスのリスクが減り、従業員および行政当局との関係において雇用主に安心をもたらします。
法的根拠:ルーマニア労働法典(法律第53/2003号、改正・補足済みの共和国官報再公布版)は、従業員への情報提供、職務内容の設定、法律および個別労働契約から生じる権利の付与に関する雇用主の義務を定めています(労働法典第17条および第39条〜第40条)。